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E-Mail-Archivierung mit MailStore

Für Deutschland gelten seit dem 01.01.2015 die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) und verpflichten Unternehmen mehr denn je dazu, jene E-Mail-Kommunikation zu archivieren, die geschäftsrelevante Informationen enthält. Diese müssen grundsätzliche vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

Eine der Herausforderung für Geschäftsführungen von Unternehmen in Deutschland in Zusammenhang mit der Archivierung von E-Mails, ist die Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen. Dieses betrifft vor allem private E-Mails von Mitarbeitern, die über die geschäftliche E-Mailadresse verschickt werden, sowie beispielsweise elektronisch übermittelte Bewerbungsunterlagen. Zu dieser Herausforderung bietet der Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ praktische Hilfestellungen.

„Wir stellen in unserer täglichen Arbeit fest, dass die Sensibilität in kleinen und mittleren Unternehmen in Bezug auf die rechtssichere E-Mail-Archivierung in den letzten Jahren gestiegen ist. Dennoch herrscht nach wie vor eine große Unsicherheit dahingehend, wie die Geschäftsführung konkret auf die gesetzlichen Anforderungen zu reagieren hat und wie diese in der IT-Strategie Widerhall finden können“, sagt Tim Berger, Geschäftsführer bei MailStore. „Ziel unserer aktualisierten kostenlosen Leitfäden ist es, der Geschäftsführung und den in der Regel ebenfalls involvierten IT-Verantwortlichen eine leichtverständliche Orientierungshilfe für die praktische Umsetzung zu bieten.“

Mit Hilfe der seit fast zehn Jahren praxiserprobten Software MailStore Server können Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation rechtssicher archivieren und der Gesetzgebung ihrer jeweiligen Länder entsprechen. Erneut wurde die Lösung durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.

Die MailStore Software GmbH mit Hauptsitz in Viersen bei Düsseldorf, ein Tochterunternehmen des US-amerikanischen Cloud- und Hybrid-Backup-Spezialisten Carbonite, zählt zu den weltweit führenden Herstellern von E-Mail-Archivierungslösungen. Über 30.000 Unternehmen, öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen in mehr als 100 Ländern vertrauen auf die Produkte des deutschen Spezialisten.

Als zertifizierter MailStore-Partner bieten wir Ihnen nicht nur Rechtssicherheit ohne administrativen Mehraufwand, sondern schützen sie auch vor Manipulationsversuchen und Datenverlust. Organisationsstrukturen bleiben erhalten, Arbeitsabläufe werden dabei noch vereinheitlicht und optimiert.

MailStore ist mit allen gängigen E-Mail-Clients kompatibel und überaus einfach zu bedienen, so dass aufwendige Anwenderschulungen nicht nötig sind. Mit der effizienten Such- und Wiederherstellungsfunktion bleiben alle Kommunikationsschritte einer Korrespondenz nachvollziehbar.